Una fiera riuscita si misura il giorno dopo: dalle persone che richiama, non dal numero di biglietti nella tasca della giacca. Eppure una pila di biglietti cartacei perde valore ogni giorno. Il contesto della conversazione svanisce, i biglietti si mescolano e il ricontatto parte troppo tardi, o mai. Il metodo più semplice è sbrigare tutto la sera stessa, finché ricorda ancora ogni conversazione. Ecco come organizzarlo con lo scanner di biglietti da visita di VisitCard.
Perché la sera stessa, e non «dopo la fiera»
Dopo due o tre giorni allo stand, a Lugano, a Basilea o a Zurigo, i volti si confondono. La sera del primo giorno sa ancora chi voleva un preventivo, chi cercava un partner e chi passava per curiosità. È questa informazione a fare la qualità di un ricontatto, e non si trova su nessun biglietto stampato.
Elaborare i biglietti la sera stessa ha tre vantaggi concreti:
- Il contesto è ancora fresco: annota ciò che è stato detto, il prodotto citato, la scadenza indicata.
- La quantità resta gestibile: i biglietti di una giornata si elaborano in una sessione; tre giornate accumulate diventano un compito che si rimanda.
- Il ricontatto può partire il giorno dopo: un’e-mail ricevuta mentre la fiera è ancora in corso viene riconosciuta facilmente.
Durante la giornata: preparare il lavoro della sera
Il metodo comincia allo stand, con pochi secondi per biglietto:
- Annoti qualcosa sul retro del biglietto, subito dopo la conversazione. Bastano una o due parole: «preventivo», «richiamare a marzo», «cerca un distributore in Romandia».
- Tenga i biglietti in due tasche: da una parte i contatti prioritari, dall’altra il resto. La sera comincerà dalla pila giusta.
- Proponga il Suo QR code a chi ha già il telefono in mano. Con la modalità evento di VisitCard, il visitatore salva il Suo contatto e Le lascia il proprio, già collegato alla fiera: questi contatti non andranno scansionati.
La sera: scansionare, verificare, annotare
Si sieda con la pila della giornata e il Suo telefono. Lo scanner di VisitCard funziona nel browser, senza installare alcuna app: apra Contatti → «Scansioni un biglietto» nella Sua dashboard, oppure il Suo link di scansione personale. Aggiunto alla schermata iniziale del telefono, il link si apre come un’app, senza accesso. Non lo condivida: chiunque lo possieda può aggiungere contatti alla Sua rubrica, e può revocarlo in qualsiasi momento.
Per ogni biglietto:
- Lo fotografi in piano, ben illuminato, su uno sfondo uniforme. Una foto sfocata o un biglietto molto grafico possono causare errori di lettura.
- Verifichi i campi precompilati: nome, ruolo, azienda, e-mail, telefono e, a seconda del biglietto, sito web, LinkedIn e indirizzo. Nulla viene salvato prima della Sua verifica: corregga ciò che serve. Un secondo numero o una seconda e-mail finiscono nelle note.
- Ricopi la Sua annotazione nelle note: è il momento di trasformare «preventivo» in «preventivo per dodici postazioni, decisione a gennaio».
- Salvi. Il contatto entra nella Sua rubrica, segnato come «Scansionato», accanto ai contatti ricevuti dal Suo biglietto.
Poi, nell’elenco dei contatti, assegni a ciascuno uno stato (Hot, Warm o Cold) e, dal pannello «Notes & tags», un’etichetta con il nome della fiera, per esempio fiera-lugano-2026. I contatti lasciati tramite il QR dell’evento vi sono collegati automaticamente; l’etichetta, visibile sotto ogni nome, segnala anche i biglietti scansionati alla stessa fiera. Al momento del ricontatto, l’elenco si filtra per stato.
Da sapere prima della fiera: il limite giornaliero
Lo scanner accetta fino a 30 scansioni al giorno per account, 10 durante una prova gratuita. Il link di scansione e le foto inviate dai Suoi visitatori rientrano in questo limite. In pratica:
- cominci sempre dalla pila prioritaria: dopo una giornata molto intensa, sono quei biglietti a dover passare per primi;
- tenga il resto per la mattina seguente, prima dell’apertura dello stand;
- in team, vi dividete i biglietti: con l’offerta Team, ogni membro ha il proprio scanner, il proprio link di scansione e il proprio limite giornaliero. I contatti scansionati vanno sul suo biglietto; li vedono il membro e il titolare del team.
Il giorno dopo: ricontattare finché si ricordano di Lei
Una volta scansionati i biglietti, il ricontatto diventa un lavoro di smistamento anziché di battitura:
- I contatti Hot ricevono il giorno dopo un’e-mail personalizzata che richiama la conversazione: «Facendo seguito al nostro colloquio al Suo stand a proposito di…».
- I contatti Warm ricevono in settimana un messaggio più breve, con il documento promesso.
- I contatti Cold restano nella Sua rubrica; non c’è fretta.
Per i contatti arrivati tramite il QR dell’evento, la pagina di follow-up della fiera indica chi ricontattare (da ricontattare, ricontattato, convertito, senza seguito) e apre un’e-mail precompilata. Se la Sua rubrica è collegata a HubSpot, Pipedrive o bexio, i contatti scansionati vi vengono inviati come quelli ricevuti dal Suo biglietto; altrimenti l’esportazione CSV li raccoglie in un file pronto per Excel.
Protezione dei dati: cosa comporta un biglietto ricevuto
Un biglietto da visita contiene dati personali. Alcune regole di buon senso, in Svizzera (LPD) come nell’Unione europea (RGPD):
- un biglietto consegnato di persona invita a riprendere contatto a proposito della conversazione; non equivale a un’iscrizione alla Sua newsletter. Per inviare pubblicità via e-mail, chieda un consenso esplicito;
- nel primo messaggio, ricordi dove vi siete incontrati e indichi un modo semplice per non essere più contattati;
- registri solo ciò che serve alla relazione: le note sono fatte per il contesto professionale, non per giudizi personali.
Da parte di VisitCard, la foto serve solo a leggere il biglietto, tramite un servizio di intelligenza artificiale; non viene registrata da nessuna parte. Si conservano solo i recapiti che Lei ha verificato.
E i visitatori che hanno ancora biglietti cartacei?
Sul Suo biglietto VisitCard, il modulo «Invia i miei recapiti» può compilarsi con una foto del biglietto del visitatore: questi fotografa il proprio biglietto, verifica i campi e invia, con le stesse caselle di consenso. È utile quando davanti allo stand si forma una coda: il visitatore inserisce da sé i propri dati, e Lei ha un biglietto in meno da scansionare la sera.
In sintesi: la lista di controllo della sera
- Prima la pila prioritaria, biglietto per biglietto: foto, verifica, note.
- Uno stato Hot, Warm o Cold e un’etichetta con il nome della fiera.
- Il resto della pila la mattina seguente, se il limite giornaliero è raggiunto.
- Ricontatto dei contatti Hot il giorno dopo, dei Warm in settimana.
Lo scanner è incluso nei piani Pro e Team, e nella prova Pro di 14 giorni offerta all’iscrizione, senza carta di credito. Per saperne di più: la pagina Scansionare un biglietto da visita e la pagina dei prezzi.