Ob sich eine Messe gelohnt hat, zeigt sich am Tag danach: an den Personen, die Sie zurückrufen, nicht an der Zahl der Karten in Ihrer Jackentasche. Ein Stapel Papierkarten verliert jedoch jeden Tag an Wert. Der Zusammenhang des Gesprächs verblasst, die Karten vermischen sich, und das Nachfassen kommt zu spät oder gar nicht. Am einfachsten ist es, alles noch am gleichen Abend zu erledigen, solange Sie sich an jedes Gespräch erinnern. So organisieren Sie das mit dem Visitenkarten-Scanner von VisitCard.
Warum am gleichen Abend und nicht „nach der Messe“
Nach zwei oder drei Tagen am Stand, ob in Basel, Bern, Zürich oder Genf, verschwimmen die Gesichter. Am Abend des ersten Tages wissen Sie noch, wer eine Offerte wollte, wer einen Partner suchte und wer einfach neugierig war. Genau diese Information macht ein gutes Nachfassen aus, und sie steht auf keiner gedruckten Karte.
Die Karten am gleichen Abend zu bearbeiten, hat drei konkrete Vorteile:
- Der Zusammenhang ist noch frisch: Sie notieren, was gesagt wurde, welches Produkt zur Sprache kam, welcher Zeitrahmen genannt wurde.
- Die Menge bleibt überschaubar: Die Karten eines Tages erledigen Sie in einer Sitzung; drei angesammelte Tage werden zur lästigen Pflicht, die man aufschiebt.
- Das Nachfassen kann am nächsten Tag hinausgehen: Eine E-Mail, die noch während der Messe ankommt, wird leicht wiedererkannt.
Tagsüber: die Arbeit für den Abend vorbereiten
Die Methode beginnt am Stand, mit wenigen Sekunden pro Karte:
- Notieren Sie etwas auf der Rückseite der Karte, gleich nach dem Gespräch. Ein oder zwei Wörter genügen: „Offerte“, „im März anrufen“, „sucht Vertriebspartner in der Romandie“.
- Verteilen Sie die Karten auf zwei Taschen: auf der einen Seite die Kontakte, bei denen Sie zuerst nachfassen, auf der anderen der Rest. Am Abend beginnen Sie mit dem richtigen Stapel.
- Bieten Sie Ihren QR-Code allen an, die ihr Telefon bereits in der Hand haben. Mit dem Event-Modus von VisitCard speichert die besuchende Person Ihren Kontakt und hinterlässt Ihnen ihren, bereits der Messe zugeordnet: Diese Kontakte müssen Sie nicht scannen.
Am Abend: scannen, prüfen, ergänzen
Setzen Sie sich mit dem Stapel des Tages und Ihrem Telefon hin. Der Scanner von VisitCard läuft im Browser, ohne App-Installation: Öffnen Sie im Dashboard Kontakte → „Karte scannen“ oder Ihren persönlichen Scan-Link. Auf dem Startbildschirm des Telefons öffnet sich dieser Link wie eine App, ohne Anmeldung. Geben Sie ihn nicht weiter: Wer ihn besitzt, kann Ihrem Adressbuch Kontakte hinzufügen; Sie können ihn jederzeit widerrufen.
Für jede Karte:
- Fotografieren Sie sie flach liegend, gut beleuchtet, auf einem einfarbigen Untergrund. Ein unscharfes Foto oder eine sehr grafische Karte kann zu Lesefehlern führen.
- Prüfen Sie die vorausgefüllten Felder: Name, Position, Firma, E-Mail, Telefon und je nach Karte Website, LinkedIn und Adresse. Vor Ihrer Prüfung wird nichts gespeichert: Korrigieren Sie, was nötig ist. Eine zweite Nummer oder eine zweite E-Mail-Adresse landet in den Notizen.
- Übertragen Sie Ihre Notiz in das Notizfeld: Jetzt wird aus „Offerte“ die „Offerte für zwölf Arbeitsplätze, Entscheid im Januar“.
- Speichern Sie. Der Kontakt kommt in Ihr Adressbuch, markiert als „Gescannt“, neben die Kontakte, die über Ihre Karte eingegangen sind.
Geben Sie danach in der Kontaktliste jedem Kontakt einen Status (Hot, Warm oder Cold) und über das Feld „Notes & tags“ einen Tag mit dem Namen der Messe, zum Beispiel messe-basel-2026. Kontakte, die über den QR-Code des Events eingehen, werden automatisch zugeordnet; der Tag, der unter jedem Namen erscheint, kennzeichnet auch die gescannten Karten derselben Messe. Beim Nachfassen lässt sich die Liste nach Status filtern.
Gut zu wissen vor der Messe: die Tagesgrenze
Der Scanner erlaubt bis zu 30 Scans pro Tag und Konto, 10 während einer kostenlosen Testphase. Der Scan-Link und die Fotos Ihrer Besucher zählen zu dieser Grenze. Konkret:
- Beginnen Sie immer mit dem Stapel, der Vorrang hat: Nach einem sehr vollen Tag müssen diese Karten zuerst an die Reihe kommen.
- Bewahren Sie den Rest für den nächsten Morgen auf, vor der Öffnung des Stands.
- Im Team teilen Sie die Karten auf: Mit dem Team-Angebot hat jedes Mitglied seinen eigenen Scanner, seinen eigenen Scan-Link und seine eigene Tagesgrenze. Gescannte Kontakte kommen auf seine Karte; das Mitglied und der Inhaber des Teams sehen sie.
Am nächsten Tag: nachfassen, solange man sich an Sie erinnert
Sind die Karten gescannt, wird das Nachfassen zur Sortierarbeit statt zur Tipparbeit:
- Hot-Kontakte erhalten am nächsten Tag eine persönliche E-Mail, die an das Gespräch anknüpft: „Im Anschluss an unser Gespräch an Ihrem Stand zum Thema …“.
- Warm-Kontakte erhalten innerhalb der Woche eine kürzere Nachricht mit dem versprochenen Dokument.
- Cold-Kontakte bleiben in Ihrem Adressbuch; es eilt nicht.
Für Kontakte, die über den QR-Code des Events kamen, zeigt die Nachverfolgungsseite der Messe, bei wem nachzufassen ist (nachzufassen, kontaktiert, gewonnen, ohne Folge), und öffnet eine vorausgefüllte E-Mail. Ist Ihr Adressbuch mit HubSpot, Pipedrive oder bexio verbunden, werden gescannte Kontakte dorthin übertragen wie jene, die über Ihre Karte eingehen; andernfalls fasst der CSV-Export sie in einer Datei für Excel zusammen.
Datenschutz: was eine erhaltene Karte bedeutet
Eine Visitenkarte enthält Personendaten. Einige Regeln des gesunden Menschenverstands, in der Schweiz (revDSG) wie in der Europäischen Union (DSGVO):
- Eine persönlich überreichte Karte lädt dazu ein, zum Gespräch wieder Kontakt aufzunehmen; sie ist keine Anmeldung für Ihren Newsletter. Für Werbe-E-Mails holen Sie eine ausdrückliche Einwilligung ein.
- Erinnern Sie in Ihrer ersten Nachricht daran, wo Sie sich getroffen haben, und nennen Sie einen einfachen Weg, nicht mehr kontaktiert zu werden.
- Halten Sie nur fest, was der Geschäftsbeziehung dient: Notizen sind für den beruflichen Zusammenhang da, nicht für persönliche Bewertungen.
Bei VisitCard dient das Foto nur zum Lesen der Karte durch einen KI-Dienst; es wird nirgends gespeichert. Aufbewahrt werden nur die Kontaktdaten, die Sie geprüft haben.
Und Besucher, die noch Papierkarten haben?
Auf Ihrer VisitCard-Karte lässt sich das Formular „Meine Daten senden“ mit einem Foto der Karte der besuchenden Person ausfüllen: Sie fotografiert ihre eigene Karte, prüft die Felder und sendet ab, mit denselben Einwilligungsfeldern. Das hilft, wenn sich vor dem Stand eine Schlange bildet: Die Eingabe erledigt die besuchende Person selbst, und Sie haben am Abend eine Karte weniger zu scannen.
Kurz gefasst: die Checkliste für den Abend
- Zuerst der Stapel, der Vorrang hat, Karte für Karte: Foto, Prüfung, Notizen.
- Ein Status Hot, Warm oder Cold und ein Tag mit dem Namen der Messe.
- Der Rest des Stapels am nächsten Morgen, wenn die Tagesgrenze erreicht ist.
- Bei Hot-Kontakten am nächsten Tag nachfassen, bei Warm-Kontakten innerhalb der Woche.
Der Scanner ist in den Plänen Pro und Team enthalten sowie in der 14-tägigen Pro-Testphase bei der Registrierung, ohne Kreditkarte. Mehr dazu auf der Seite Visitenkarte scannen und auf der Preisseite.