Una feria se mide al día siguiente: por las personas a las que vuelve a llamar, no por el número de tarjetas que lleva en el bolsillo de la chaqueta. Sin embargo, una pila de tarjetas en papel pierde valor cada día. El contexto de la conversación se desvanece, las tarjetas se mezclan y el seguimiento llega tarde, o nunca. El método más sencillo consiste en procesarlo todo la misma noche, mientras aún recuerda cada conversación. Así puede organizarlo con el escáner de tarjetas de visita de VisitCard.
Por qué la misma noche, y no «después de la feria»
Tras dos o tres días en un stand, las caras se confunden. La noche del primer día todavía sabe quién quería un presupuesto, quién buscaba un socio y quién solo pasaba por curiosidad. Esa información es la que hace bueno un seguimiento, y no figura en ninguna tarjeta impresa.
Procesar las tarjetas la misma noche tiene tres ventajas concretas:
- El contexto sigue fresco: anota lo que se dijo, el producto mencionado, el plazo indicado.
- El volumen sigue siendo manejable: las tarjetas de un día se procesan en una sesión; tres días acumulados se convierten en una tarea que se va aplazando.
- El seguimiento puede salir al día siguiente: un correo recibido mientras la feria sigue abierta se reconoce fácilmente.
Durante el día: preparar el trabajo de la noche
El método empieza en el stand, con unos segundos por tarjeta:
- Anote algo en el reverso de la tarjeta justo después de la conversación. Bastan una o dos palabras: «presupuesto», «llamar en marzo», «busca distribuidor».
- Guarde las tarjetas en dos bolsillos: a un lado los contactos prioritarios, al otro el resto. Por la noche empezará por la pila correcta.
- Ofrezca su código QR a quien ya tenga el teléfono en la mano. Con el modo evento de VisitCard, el visitante guarda su contacto y le deja el suyo, ya vinculado a la feria: esos contactos no habrá que escanearlos.
Por la noche: escanear, revisar, anotar
Siéntese con la pila del día y su teléfono. El escáner de VisitCard funciona en el navegador, sin instalar ninguna aplicación: abra Contactos → «Escanear una tarjeta» en su panel, o su enlace de escaneo personal. Añadido a la pantalla de inicio del teléfono, el enlace se abre como una aplicación, sin iniciar sesión. No lo comparta: cualquier persona que lo tenga puede añadir contactos a su agenda, y puede revocarlo en cualquier momento.
Para cada tarjeta:
- Fotografíela plana, bien iluminada, sobre un fondo liso. Una foto borrosa o una tarjeta muy gráfica puede provocar errores de lectura.
- Revise los campos prerrellenados: nombre, cargo, empresa, email, teléfono y, según la tarjeta, sitio web, LinkedIn y dirección. No se guarda nada antes de su revisión: corrija lo que haga falta. Un segundo número o un segundo email se añade a las notas.
- Copie su anotación en las notas: es el momento de convertir «presupuesto» en «presupuesto para doce puestos, decisión en enero».
- Guarde. El contacto se añade a su agenda, marcado como «Escaneado», junto a los contactos recibidos a través de su tarjeta.
Después, en la lista de contactos, asigne a cada uno un estado (Hot, Warm o Cold) y, desde el panel «Notes & tags», una etiqueta con el nombre de la feria, por ejemplo feria-ginebra-2026. Los contactos que llegan por el QR del evento quedan vinculados a él automáticamente; la etiqueta, visible bajo cada nombre, señala también las tarjetas escaneadas en la misma feria. A la hora del seguimiento, la lista se filtra por estado.
Antes de la feria: el límite diario
El escáner admite hasta 30 escaneos al día por cuenta, 10 durante una prueba gratuita. El enlace de escaneo y las fotos enviadas por sus visitantes cuentan en este límite. En la práctica:
- empiece siempre por la pila prioritaria: tras un día muy intenso, esas tarjetas deben pasar primero;
- deje el resto para la mañana siguiente, antes de abrir el stand;
- en equipo, repártanse las tarjetas: con la oferta Equipo, cada miembro tiene su propio escáner, su propio enlace de escaneo y su propio límite diario. Los contactos escaneados se añaden a su tarjeta; el miembro y el titular del equipo los ven.
Al día siguiente: hacer el seguimiento mientras le recuerdan
Con las tarjetas escaneadas, el seguimiento se convierte en una tarea de clasificación, no de escritura:
- Los contactos Hot reciben al día siguiente un email personalizado que recuerda la conversación: «Tras nuestra conversación en su stand sobre…».
- Los contactos Warm reciben durante la semana un mensaje más breve, con el documento prometido.
- Los contactos Cold se quedan en su agenda; no hay prisa.
Para los contactos que llegaron por el QR del evento, la página de seguimiento de la feria indica a quién contactar (pendiente, contactado, convertido, sin resultado) y abre un email de seguimiento prerrellenado. Si su agenda está conectada a HubSpot, Pipedrive o bexio, los contactos escaneados se envían allí igual que los recibidos a través de su tarjeta; si no, la exportación CSV los reúne en un archivo listo para Excel.
Protección de datos: lo que implica una tarjeta recibida
Una tarjeta de visita contiene datos personales. Algunas reglas de sentido común, en Suiza (nLPD) y en la Unión Europea (RGPD):
- una tarjeta entregada en mano invita a retomar el contacto sobre la conversación; no equivale a suscribirse a su boletín. Para enviar publicidad por email, pida un consentimiento explícito;
- en su primer mensaje, recuerde dónde se conocieron e indique una forma sencilla de dejar de recibir mensajes;
- registre solo lo que sirve a la relación profesional: las notas son para el contexto profesional, no para opiniones personales.
En VisitCard, la foto se utiliza únicamente para leer la tarjeta, mediante un servicio de inteligencia artificial; no se guarda en ningún sitio. Solo se conservan los datos que usted ha revisado.
¿Y los visitantes que todavía llevan tarjetas en papel?
En su tarjeta VisitCard, el formulario «Enviar Mis Datos» puede rellenarse con una foto de la tarjeta del visitante: este fotografía su propia tarjeta, revisa los campos y la envía, con las mismas casillas de consentimiento. Resulta útil cuando se forma una cola ante el stand: el visitante escribe sus propios datos y usted tiene una tarjeta menos que escanear por la noche.
En resumen: la lista de la noche
- Primero la pila prioritaria, tarjeta por tarjeta: foto, revisión, notas.
- Un estado Hot, Warm o Cold y una etiqueta con el nombre de la feria.
- El resto de la pila a la mañana siguiente si se alcanza el límite diario.
- Seguimiento de los contactos Hot al día siguiente y de los Warm durante la semana.
El escáner está incluido en los planes Pro y Equipo, y en la prueba Pro de 14 días que se ofrece al registrarse, sin tarjeta bancaria. Para saber más: el artículo del centro de ayuda Escanear una tarjeta de visita en papel y la página de precios.