Una firma de correo sirve ante todo para que le localicen: nombre, cargo, teléfono. Para una empresa tiene además una dimensión jurídica a menudo desconocida: en Suiza y en la Unión Europea, ciertos datos deben figurar en la correspondencia comercial, y un correo electrónico forma parte de ella. Estas son las referencias principales y, después, un método para aplicarlas a todo el equipo sin depender de la buena voluntad de cada persona.
Este artículo ofrece referencias generales; no sustituye un asesoramiento jurídico. Su asesoría o su abogado le dirán qué se aplica a su forma jurídica y a sus mercados.
En Suiza: la razón social, completa y sin cambios
El Código de Obligaciones suizo (art. 954a CO) exige que la razón social o el nombre inscritos en el registro mercantil figuren de forma completa y sin modificaciones en la correspondencia, las hojas de pedido, las facturas y las comunicaciones de la empresa. Un correo enviado en nombre de la empresa forma parte de ello.
En la práctica:
- la razón social exacta, con la forma jurídica: «Ejemplo Consultoría Sàrl», y no «Ejemplo» o «Ejemplo Consultoría» si la razón inscrita incluye «Sàrl»;
- ninguna variante propia: un logotipo, una abreviatura o un eslogan pueden añadirse, pero no sustituir la razón inscrita;
- la misma razón social para todos: una firma que cada persona redacta a su manera acaba casi siempre existiendo en varias versiones.
Para los correos, el derecho suizo no establece una lista de datos tan larga como algunos países vecinos. Aun así, muchas empresas añaden la dirección del domicilio social y el número IDE (CHE-…), que permite encontrar la empresa en el registro mercantil, por ejemplo en Zefix. No lo confunda con las facturas: las de una empresa sujeta al IVA siguen sus propias reglas, número de IVA incluido.
En la Unión Europea: registro, domicilio, forma jurídica
Para las sociedades de capital (anónimas, limitadas y sus equivalentes), el derecho europeo de sociedades (Directiva (UE) 2017/1132, art. 26) establece que las cartas y las notas de pedido, en papel o en cualquier otro soporte, indiquen:
- el registro en el que está inscrita la sociedad y su número de inscripción;
- su denominación, su forma jurídica y su domicilio social;
- en su caso, que la sociedad está en liquidación;
- y, si se menciona el capital, el capital suscrito y desembolsado.
Cada país ha transpuesto estas reglas, a veces yendo más allá. Dos ejemplos:
- Alemania: para una GmbH, la forma jurídica, el domicilio, el tribunal del registro y el número de inscripción, así como todos los administradores (§ 35a GmbHG), en toda carta comercial dirigida a un destinatario concreto, sea cual sea su forma: los correos comerciales están incluidos.
- España: la normativa mercantil exige igualmente que la documentación y la correspondencia de las sociedades indiquen su denominación, sus datos de inscripción en el Registro Mercantil y su domicilio.
Una empresa suiza con una filial en la UE suele necesitar, por tanto, dos firmas: una para la sociedad suiza y otra para la sociedad europea, con los datos que exige su país.
Lo que no es obligatorio, pero aparece a menudo
- El aviso de confidencialidad («Este mensaje es confidencial…»): ninguna regla general lo impone y su alcance jurídico es discutido. Algunas profesiones lo utilizan por costumbre; si lo mantiene, que sea breve.
- La foto, las redes sociales, el banner: útiles para la relación comercial, sin alcance legal.
- El enlace de baja: no tiene sentido en un correo individual, pero es imprescindible en los envíos publicitarios masivos. En Suiza, la ley contra la competencia desleal (art. 3, apdo. 1, let. o LCD) exige para estos envíos, en principio, el consentimiento previo de los destinatarios, la indicación correcta del remitente y una forma sencilla y gratuita de rechazarlos.
Una estructura que cubre lo esencial
Para una empresa suiza, una firma completa y sobria puede seguir este orden:
- nombre y apellido, cargo;
- teléfono directo y email;
- razón social exacta («Ejemplo Consultoría Sàrl»);
- dirección del domicilio social;
- sitio web y, si lo desea, número IDE;
- opcional: enlace a la tarjeta de visita digital, aviso de confidencialidad breve.
Para la sociedad europea, añada la línea legal de su país: registro, número, domicilio, forma jurídica y, en Alemania, los administradores.
Aplicar estos datos a todo el equipo
Lo difícil no es redactar una buena firma, sino conseguir que cada persona utilice la misma y la mantenga al día. Para eso está la firma de correo de VisitCard (vea el artículo del centro de ayuda Firma de correo generada a partir de su tarjeta):
- Los datos vienen de la tarjeta: nombre, cargo, teléfono, email y enlace a la tarjeta de visita digital de cada persona, sin volver a escribirlos.
- Gratis, en Starter, una firma sencilla para copiar (Clásico, Barra o Mínimo, campos básicos), con una pequeña mención VisitCard. Con Pro, elige cualquier diseño (Clásico, Centrado, Barra, Mínimo) y todos los campos que se muestran, dirección incluida, sin mención. El diseño «A medida» le permite escribir su propia plantilla HTML, con variables sustituidas por los datos de la tarjeta: una línea legal fija encaja con naturalidad.
- Con la oferta Equipo, el administrador define una plantilla de equipo: diseño, campos, logotipo, dirección de la empresa y aviso de confidencialidad, un campo de texto libre que también puede contener su línea legal. Puede bloquear la plantilla: los miembros del equipo ya no pueden cambiar la razón social ni los datos legales.
- Direcciones genéricas: firmas para las direcciones compartidas del equipo (info@…, atención al cliente), elegidas según la dirección de envío.
Outlook, Gmail, Apple Mail: cómo llega la firma
- Outlook (Microsoft 365): cuando el administrador de Microsoft 365 implementa el complemento de VisitCard para la organización, la firma se inserta automáticamente en cada mensaje nuevo, respuesta y reenvío, entre otros en Outlook en la web, el nuevo Outlook para Windows y Outlook para Mac. El complemento vuelve a leer la firma en cada mensaje: un cambio en la plantilla o en la tarjeta se refleja (vea la inserción automática en Outlook).
- Sin implementación por el administrador, o con Outlook 2016 o 2019 de licencia perpetua, o con una cuenta personal de Outlook.com: no hay inserción automática. El botón «Insertar mi firma» del panel del complemento y copiar y pegar siguen disponibles.
- Gmail, Apple Mail y otros: el botón «Copiar la firma» le da la firma con formato, para pegarla una vez en la configuración. Es una copia: tras un cambio en los datos legales, cada persona debe pegarla de nuevo.
Téngalo en cuenta: si sus datos cambian (nuevo domicilio, nueva razón social), solo las firmas insertadas por el complemento de Outlook se actualizan solas. Prevea un recordatorio para los demás programas de correo.
Lista de comprobación
- Compruebe la razón social exacta en el registro mercantil y cópiela tal cual.
- Enumere las sociedades que escriben al exterior (sociedad suiza, filial en la UE) y los datos que necesita cada una.
- Redacte una plantilla por sociedad, con una línea legal fija.
- Bloquéela para el equipo y pida a su administrador de Microsoft 365 que implemente el complemento de Outlook.
- Revise los datos cada vez que cambie la inscripción en el registro.
Una firma sencilla es gratuita desde el plan Starter, con la mención VisitCard. Para una línea legal, una dirección o una plantilla a medida, necesita la firma completa, sincronizada con Outlook: está incluida con Pro, una por tarjeta, y en cada plaza de la oferta Equipo. El detalle figura en la página de precios.