Una firma e-mail serve anzitutto a essere raggiungibili: nome, funzione, telefono. Per un’azienda ha però anche una dimensione giuridica spesso trascurata: in Svizzera come nell’Unione europea, alcune indicazioni devono figurare nella corrispondenza commerciale, e un’e-mail ne fa parte. Ecco i punti di riferimento da conoscere e, poi, un metodo per applicarli a tutto il team senza dipendere dalla buona volontà di ciascuno.
Questo articolo offre indicazioni generali; non sostituisce una consulenza legale. La Sua fiduciaria o il Suo avvocato Le diranno cosa vale per la Sua forma giuridica e per i Suoi mercati.
In Svizzera: la ditta, completa e invariata
Il Codice delle obbligazioni (art. 954a CO) chiede che la ditta o il nome iscritti nel registro di commercio figurino in modo completo e invariato nella corrispondenza, nei moduli d’ordinazione, nelle fatture e nelle comunicazioni dell’azienda. Un’e-mail inviata a nome dell’azienda ne fa parte.
In pratica:
- la ditta esatta, forma giuridica compresa: «Esempio Consulenze Sagl», e non «Esempio» o «Esempio Consulenze» se la ditta iscritta contiene «Sagl»;
- nessuna variante interna: un logo, un’abbreviazione o uno slogan possono aggiungersi, ma non sostituire la ditta iscritta;
- la stessa ditta per tutti: una firma che ognuno compone a modo suo finisce quasi sempre per esistere in più versioni.
Per le e-mail, il diritto svizzero non prevede un elenco di indicazioni lungo come quello di alcuni Paesi vicini. Molte aziende aggiungono comunque l’indirizzo della sede e il numero IDI (CHE-…), che permette a chiunque di ritrovare l’azienda nel registro di commercio, per esempio su Zefix. Da non confondere con le fatture: quelle di un’azienda assoggettata all’IVA seguono regole proprie, numero IVA compreso.
Nell’Unione europea: registro, sede, forma giuridica
Per le società di capitali (SpA, Srl e loro equivalenti), il diritto societario europeo (direttiva (UE) 2017/1132, art. 26) prevede che le lettere e i moduli d’ordinazione, su carta o su qualsiasi altro supporto, indichino:
- il registro presso cui la società è iscritta e il suo numero d’iscrizione;
- la denominazione, la forma giuridica e la sede;
- se del caso, lo stato di liquidazione;
- e, se si menziona il capitale, il capitale sottoscritto e versato.
Ogni Paese ha recepito queste regole, talvolta andando oltre. Due esempi vicini alla Svizzera:
- Italia: il Codice civile (art. 2250) chiede negli atti e nella corrispondenza la sede della società, l’ufficio del registro delle imprese e il numero d’iscrizione; per SpA e Srl anche il capitale effettivamente versato e, se del caso, l’indicazione che la società ha un unico socio.
- Germania: per una GmbH, la forma giuridica, la sede, il tribunale del registro e il numero d’iscrizione, nonché tutti gli amministratori (§ 35a GmbHG), su ogni lettera commerciale indirizzata a un destinatario preciso, qualunque sia la sua forma: le e-mail commerciali sono comprese.
Un’azienda svizzera con una filiale nell’UE prevede quindi spesso due firme: una per la società svizzera, l’altra per la società europea, con le indicazioni del suo Paese.
Ciò che non è obbligatorio, ma spesso presente
- L’avviso di riservatezza («Questo messaggio è riservato…»): nessuna regola generale lo impone, e la sua portata giuridica è discussa. Alcune professioni lo usano per consuetudine; se lo mantiene, lo tenga breve.
- La foto, i social network, il banner: utili per la relazione commerciale, senza portata legale.
- Il link di disiscrizione: non ha posto in un’e-mail individuale, ma diventa indispensabile negli invii pubblicitari di massa. In Svizzera, la legge contro la concorrenza sleale (art. 3 cpv. 1 lett. o LCSl) richiede per questi invii, di principio, il consenso preliminare dei destinatari, l’indicazione corretta del mittente e una possibilità di rifiuto semplice e gratuita.
Una struttura che copre l’essenziale
Per un’azienda svizzera, una firma completa e sobria può seguire quest’ordine:
- nome e cognome, funzione;
- telefono diretto ed e-mail;
- ditta esatta («Esempio Consulenze Sagl»);
- indirizzo della sede;
- sito web e, se lo desidera, numero IDI;
- facoltativo: link al biglietto da visita digitale, breve avviso di riservatezza.
Per la società europea, aggiunga la riga legale del suo Paese: registro, numero, sede, forma giuridica e, in Germania, gli amministratori.
Applicare queste indicazioni a tutto il team
La difficoltà non è scrivere una buona firma, ma ottenere che ogni collaboratore usi la stessa e la tenga aggiornata. È il compito della firma e-mail aziendale di VisitCard:
- I recapiti vengono dal biglietto: nome, ruolo, telefono, e-mail e link al biglietto da visita digitale di ogni collaboratore, senza riscriverli.
- Gratis, nel piano Starter, una firma semplice da copiare (Classico, Barra o Minimale, campi di base), con una piccola menzione VisitCard. Con Pro sceglie qualsiasi impaginazione (Classico, Centrato, Barra, Minimale) e tutti i campi mostrati, indirizzo compreso, senza menzione. L’impaginazione «Personalizzato» Le permette di scrivere il Suo modello HTML, con variabili sostituite dai dati del biglietto: una riga legale fissa vi trova posto in modo naturale.
- Con l’offerta Team, l’amministratore definisce un modello di team: impaginazione, campi, logo, indirizzo dell’azienda e avviso di riservatezza, un campo di testo libero che può accogliere anche la Sua riga legale. Può bloccare il modello: i collaboratori non modificano più né la ditta né le indicazioni.
- Indirizzi generici: firme per gli indirizzi condivisi del team (info@…, servizio clienti), scelte in base all’indirizzo di invio.
Outlook, Gmail, Apple Mail: come arriva la firma
- Outlook (Microsoft 365): quando l’amministratore di Microsoft 365 distribuisce il componente aggiuntivo VisitCard all’organizzazione, la firma si inserisce automaticamente in ogni nuovo messaggio, risposta e inoltro, tra l’altro in Outlook sul web, nel nuovo Outlook per Windows e in Outlook per Mac. Il componente rilegge la firma a ogni messaggio: una modifica del modello o del biglietto viene ripresa.
- Senza distribuzione da parte dell’amministratore, oppure con Outlook 2016 o 2019 in licenza perpetua o con un account personale Outlook.com: nessun inserimento automatico. Il pulsante «Inserire la mia firma» del riquadro del componente e il copia-incolla restano possibili.
- Gmail, Apple Mail e altri: il pulsante «Copiare la firma» fornisce la firma formattata, da incollare una volta nelle impostazioni. È una copia: dopo una modifica delle indicazioni, ognuno deve incollarla di nuovo.
Da tenere a mente: se le Sue indicazioni cambiano (nuova sede, nuova ditta), solo le firme inserite dal componente di Outlook si aggiornano da sole. Preveda un promemoria per gli altri programmi di posta.
Lista di controllo
- Verifichi la ditta esatta nel registro di commercio e la riporti così com’è.
- Elenchi le società che scrivono all’esterno (società svizzera, filiale nell’UE) e le indicazioni proprie di ciascuna.
- Rediga un modello per società, con una riga legale fissa.
- Lo blocchi per il team e faccia distribuire il componente di Outlook dal Suo amministratore di Microsoft 365.
- Rilegga le indicazioni a ogni modifica nel registro di commercio.
Una firma semplice è gratuita già nel piano Starter, con la menzione VisitCard. Per una riga legale, un indirizzo o un modello su misura serve la firma completa, sincronizzata con Outlook: è inclusa con Pro, una per biglietto, e in ogni posto dell’offerta Team. I dettagli sono nella pagina dei prezzi.