Eine E-Mail-Signatur dient zuerst dazu, erreichbar zu sein: Name, Funktion, Telefon. Für ein Unternehmen hat sie zudem eine rechtliche Seite, die oft übersehen wird: In der Schweiz wie in der Europäischen Union müssen bestimmte Angaben in der Geschäftskorrespondenz stehen, und eine E-Mail gehört dazu. Hier die wichtigsten Anhaltspunkte und danach eine Methode, um sie im ganzen Team umzusetzen, ohne auf den guten Willen jeder einzelnen Person angewiesen zu sein.
Dieser Artikel gibt allgemeine Anhaltspunkte; er ersetzt keine Rechtsberatung. Ihre Treuhänderin, Ihr Treuhänder oder Ihre Anwaltskanzlei sagt Ihnen, was für Ihre Rechtsform und Ihre Märkte gilt.
In der Schweiz: die Firma, vollständig und unverändert
Das Obligationenrecht (Art. 954a OR) verlangt, dass die im Handelsregister eingetragene Firma oder der eingetragene Name in Korrespondenzen, Bestellscheinen und Rechnungen sowie in Bekanntmachungen vollständig und unverändert wiedergegeben wird. Eine E-Mail, die im Namen des Unternehmens verschickt wird, gehört dazu.
In der Praxis heisst das:
- die genaue Firma, samt Rechtsform: „Beispiel Beratung GmbH“ und nicht „Beispiel“ oder „Beispiel Beratung“, wenn die eingetragene Firma „GmbH“ enthält;
- keine hauseigene Variante: Logo, Abkürzung oder Slogan dürfen hinzukommen, die eingetragene Firma aber nicht ersetzen;
- dieselbe Firma für alle: Eine Signatur, die alle nach eigenem Gusto gestalten, existiert fast immer bald in mehreren Versionen.
Für E-Mails kennt das Schweizer Recht keine so lange Liste von Angaben wie einige Nachbarländer. Viele Unternehmen fügen dennoch die Adresse des Sitzes und die UID (CHE-…) hinzu, mit der sich das Unternehmen im Handelsregister finden lässt, etwa über Zefix. Nicht zu verwechseln mit Rechnungen: Für jene eines mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmens gelten eigene Regeln, die MWST-Nummer eingeschlossen.
In der Europäischen Union: Register, Sitz, Rechtsform
Für Kapitalgesellschaften (AG, GmbH und Entsprechungen) sieht das EU-Gesellschaftsrecht (Richtlinie (EU) 2017/1132, Art. 26) vor, dass Briefe und Bestellscheine, auf Papier oder auf jedem anderen Träger, Folgendes angeben:
- das Register, in dem die Gesellschaft eingetragen ist, und ihre Registernummer;
- die Firma, die Rechtsform und den Sitz;
- gegebenenfalls, dass sich die Gesellschaft in Liquidation befindet;
- und, falls das Kapital erwähnt wird, das gezeichnete und eingezahlte Kapital.
Jedes Land hat diese Regeln umgesetzt, teils mit weitergehenden Vorgaben. Zwei Beispiele aus der Nachbarschaft:
- Deutschland: Bei einer GmbH gehören Rechtsform, Sitz, Registergericht und Handelsregisternummer sowie alle Geschäftsführer (§ 35a GmbHG) auf alle Geschäftsbriefe, gleich welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind: geschäftliche E-Mails sind eingeschlossen.
- Österreich: Das Unternehmensgesetzbuch (§ 14 UGB) verlangt auf Geschäftsbriefen und Bestellscheinen, auch in elektronischer Form, insbesondere Rechtsform, Sitz, Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht.
Ein Schweizer Unternehmen mit einer Tochtergesellschaft in der EU braucht deshalb oft zwei Signaturen: eine für die Schweizer Gesellschaft und eine für die europäische, mit den Angaben ihres Landes.
Was nicht vorgeschrieben ist, aber oft dabei steht
- Der Vertraulichkeitshinweis („Diese Nachricht ist vertraulich …“): Keine allgemeine Regel schreibt ihn vor, und seine rechtliche Wirkung ist umstritten. Manche Berufe verwenden ihn aus Gewohnheit; wenn Sie ihn behalten, halten Sie ihn kurz.
- Foto, soziale Netzwerke, Banner: nützlich für die Geschäftsbeziehung, ohne rechtliche Bedeutung.
- Der Abmeldelink: In einer einzelnen E-Mail hat er nichts zu suchen, bei Massenwerbung per E-Mail wird er unverzichtbar. In der Schweiz verlangt das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (Art. 3 Abs. 1 lit. o UWG) für solche Sendungen grundsätzlich die vorgängige Einwilligung, die korrekte Angabe des Absenders und eine einfache, kostenlose Ablehnungsmöglichkeit.
Ein Aufbau, der das Wesentliche abdeckt
Für ein Schweizer Unternehmen kann eine vollständige und schlichte Signatur dieser Reihenfolge folgen:
- Vor- und Nachname, Funktion;
- Direktnummer und E-Mail;
- genaue Firma („Beispiel Beratung GmbH“);
- Adresse des Sitzes;
- Website und, wenn Sie möchten, UID;
- optional: Link zur digitalen Visitenkarte, kurzer Vertraulichkeitshinweis.
Für die europäische Gesellschaft ergänzen Sie die rechtliche Zeile ihres Landes: Register, Nummer, Sitz, Rechtsform und in Deutschland die Geschäftsführer.
Die Angaben im ganzen Team umsetzen
Schwierig ist nicht, eine gute Signatur zu schreiben, sondern dafür zu sorgen, dass alle dieselbe verwenden und aktuell halten. Dafür gibt es die E-Mail-Signatur für Unternehmen von VisitCard:
- Die Kontaktdaten stammen aus der Karte: Name, Position, Telefon, E-Mail und Link zur digitalen Visitenkarte jeder Person, ohne erneute Eingabe.
- Kostenlos im Starter-Plan erhalten Sie eine einfache Signatur zum Kopieren (Klassisch, Balken oder Minimal, Grundfelder), mit einem kleinen VisitCard-Vermerk. Mit Pro wählen Sie jedes Layout (Klassisch, Zentriert, Balken, Minimal) und alle angezeigten Felder, Adresse eingeschlossen, ohne Vermerk. Mit dem Layout „Eigene Vorlage“ schreiben Sie Ihre eigene HTML-Vorlage, mit Variablen, die durch die Daten der Karte ersetzt werden: Eine feste rechtliche Zeile findet darin ganz natürlich Platz.
- Mit dem Team-Angebot legt die Administration eine Team-Vorlage fest: Layout, Felder, Logo, Adresse des Unternehmens und Vertraulichkeitshinweis, ein Freitextfeld, das auch Ihre rechtliche Zeile aufnehmen kann. Die Vorlage lässt sich sperren: Firma und Angaben können dann nicht mehr verändert werden.
- Generische Adressen: Signaturen für gemeinsame Adressen des Teams (info@…, Kundendienst), je nach Absenderadresse gewählt.
Outlook, Gmail, Apple Mail: wie die Signatur ankommt
- Outlook (Microsoft 365): Wenn die Microsoft-365-Administration das VisitCard-Add-In für die Organisation bereitstellt, wird die Signatur automatisch in jede neue Nachricht, jede Antwort und jede Weiterleitung eingefügt, unter anderem in Outlook im Web, im neuen Outlook für Windows und in Outlook für Mac. Das Add-In liest die Signatur bei jeder Nachricht neu: Eine Änderung der Vorlage oder der Karte wird übernommen.
- Ohne Bereitstellung durch die Administration, mit Outlook 2016 oder 2019 mit Dauerlizenz oder mit einem privaten Outlook.com-Konto: kein automatisches Einfügen. Die Schaltfläche „Meine Signatur einfügen“ im Bereich des Add-Ins und Kopieren und Einfügen bleiben möglich.
- Gmail, Apple Mail und andere: Die Schaltfläche „Signatur kopieren“ liefert die formatierte Signatur, die Sie einmal in den Einstellungen einfügen. Es ist eine Kopie: Nach einer Änderung der Angaben muss sie jede Person erneut einfügen.
Denken Sie daran: Ändern sich Ihre Angaben (neuer Sitz, neue Firma), passen sich nur die vom Outlook-Add-In eingefügten Signaturen von selbst an. Planen Sie für die anderen E-Mail-Programme eine Erinnerung ein.
Checkliste
- Prüfen Sie die genaue Firma im Handelsregister und übernehmen Sie sie unverändert.
- Listen Sie die Gesellschaften auf, die nach aussen schreiben (Schweizer Gesellschaft, Tochter in der EU), und die jeweils nötigen Angaben.
- Erstellen Sie eine Vorlage pro Gesellschaft, mit einer festen rechtlichen Zeile.
- Sperren Sie sie für das Team und lassen Sie das Outlook-Add-In von Ihrer Microsoft-365-Administration bereitstellen.
- Prüfen Sie die Angaben bei jeder Änderung im Handelsregister.
Eine einfache Signatur ist schon im Starter-Plan kostenlos, mit dem VisitCard-Vermerk. Für eine rechtliche Zeile, eine Adresse oder eine eigene Vorlage braucht es die vollständige, mit Outlook synchronisierte Signatur: Sie ist mit Pro enthalten, eine pro Karte, sowie in jedem Platz des Team-Angebots. Einzelheiten auf der Preisseite.